Saturday, September 3, 2011

[畫] All-in-one 簡報

有一種簡報檔案,一點也不簡,塞得滿滿的。帶上3D眼鏡,搞不好會看到立體的阿凡達跑出來...


簡報檔,或者有人會直接稱之為 powerpoint 或 ppt(說不定有些人以為簡報檔就只有 MS 的 PowerPoint),原本應該是輔助報告者,讓報告者能更清楚傳達某些訊息給聽眾。

不過,誤用簡報檔似乎才是主流

我的經驗,還有認識的人的經驗,似乎都指向一個詭異的事實,那就是業界標準的簡報檔,不是拿來報告用的,是「給聽眾自己看」的。

很常出現的情境是這樣的:下週二要開會,報告者得提早準備好簡報檔案,然後寄給與會者(通常是長官、上司、審查者),為的是要讓與會者「事先看過」。這有什麼問題呢?問題在於,你的簡報檔不能只有簡單的大綱,不能把那種需要你在場報告、才能完整呈現的簡報寄出去;你寄出去的簡報檔案,必須 all-in-one,必須盡可能把所有資訊都塞進去,讓這個簡報檔就像是個報告書,長官們一看就知道你所有想要報告的內容

換句話說,到了真正要報告的時候,你的出現只是一種形式;或者,你的出現只是為了「備詢」,甚至是「被電」。

舉個例子,如果今天你要報告的內容跟智慧型行動裝置有關,然後你想學網路上看到的大師們,用引人入勝或淺顯易懂的圖片,搭配你流暢無礙的口才跟適時的肢體動作,來讓長官們享受一場有料又愉快的簡報會議。然後,你找到了一個不錯的圖,你想利用簡報檔的其中一頁,只放這張圖,強調手機對於現代人的重要性...
(圖片來源:Image: suphakit73 / FreeDigitalPhotos.net
千萬不要這樣做。


「正確」的作法,是把這張圖片當作點綴,縮到頁面的一角去。接下來,把重點放在市場調查數據、趨勢圖、表格、各大公司主要產品、技術專利佈局... 你的責任是確認整個頁面所包涵的資訊,可以讓拿到這份簡報檔案的人,自己看了之後就瞭解到時候你要講什麼。

可憐的簡報軟體,被迫變成繁報軟體。

真正在報告的時候,經常是底下的長官或審查者,一直在那邊翻閱簡報檔的紙本;而你必須假設聽眾們有閱讀方面的障礙,看不懂你辛苦準備的資料。於是你得當場重新解釋一次簡報檔上都有的東西,然後等著他們問你問題。

說穿了,很多時候,大家需要的不是簡報檔案,而是把版面橫過來的 Word 檔。

最後,分享一個流傳很久、或許你已經看過,但確實很有趣的影片:

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